Тайм-менеджмент простыми словами: советы и методы

Если вы сейчас читаете эти строки, значит вам интересно узнать больше о том, что такое тайм-менеджмент. И желательно, простыми словами, правда? Об этом и поговорим: мы расскажем о методах планирования времени как для новичков, так и для более продвинутых в этом плане людей. Вы поймете, что, прилагая минимум усилий, можно экономить по 2-3 часа времени в день. А это время лучше потратить на что-то интересное и полезное.
Статья рекомендуется к прочтению всем: школьникам, студентам, фрилансерам, женщинам в декрете, мужчинам на работе. В общем, всем тем, кто хочет успевать больше дел и при этом еще и полноценно отдыхать. Прочитайте сами, чтобы потом рассказать другим :)

Тайм-менеджмент: что это такое простыми словами

Наверняка в вашем окружении есть люди, которые, по вашим ощущениям, успевают всё. И дети у них накормлены, и дом сияет чистотой, и на работе все идеально. Может, у них больше 24 часов в сутках? Нет, у них времени ровно столько же, сколько и у вас. Как обычно бывает? Тут не досмотрел, тут не успел, тут забыл, тут лень и получается: весь день что-то делаете, а не сделано ни-че-го. Так в чем же секрет людей, которые успевают всё? Нет, магии вне Хогвартса здесь нет и время останавливать они не умеют. Они просто знают, КАК контролировать свое время. Они понимают, как правильно планировать свой день и сделать это так, чтобы успеть выполнить максимальное количество нужных задач и в том числе отдохнуть.
Вот это и есть самое простое объяснение того, что такое тайм-менеджмент: способность человека правильно организовать свой день с максимальной эффективностью под свои нужды.
В Википедии, понятию дано такое определение:
Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент (англ. time management) – технология организации времени и повышения эффективности его использования.
Суть, вроде, та же, но как сложно написано, верно?
Мы мудрить не будем. Поэтому, раз уж вы задумались о том, ЧТО такое тайм-менеджмент, значит вам интересно узнать и о том, КАК планировать свое время, какие методы, фишки и лайфхаки для этого есть. Наша команда в этом вопросе опытна, поэтому у нас для вас много интересного, полезного, а главное – работающего на практике. Берите блокнот, ручку, чашку чая. Начинаем!

Неочевидные жизненные ситуации, в которых теряется слишком много времени, + лайфхаки по их решению

Методы планирования времени

Все мы постоянно чем-то заняты. Даже если вы сейчас лежите на диване – вы чем-то заняты. Но не все дела, что вполне логично, одинаково “полезны” для нашей продуктивности.
Вот они, возможные “маленькие пожиратели вашего времени”:
Слишком поздний подъем по утрам.
Отсутствие режима и распорядка дня.
Залипание в телефоне. Сюда же отнесем всевозможные игры ВКонтакте и прочих социальных сетях.
Долгое посещение туалета – особенно актуально для мужчин. Посидеть “подумать” с тем же смартфоном – святое для многих.
Бессмысленная болтовня на улице или по телефону.
Узнали себя? Согласитесь, время, потраченное впустую, можно провести с бОльшей пользой. Давайте думать, как начать действовать продуктивнее уже сейчас. Вот несколько советов, которые не потребуют от вас особых усилий:
Постепенно налаживайте режим сна. Дайте себе установку, например: ложиться не позднее 23:00, вставать утром до 09:00. И старайтесь не нарушать эти условия. Увидите, вскоре режим войдет в нужное русло.
На время, когда заняты делом, отключайте гаджеты или хотя бы уведомления о сообщениях. Часто мы сами не замечаем, как отвлекаемся всего на одно сообщение, а по итогу “залипаем” в телефон на час.
Если вы все же должны ответить на сообщение – не ждите ответа, продолжайте делать дела. Вселенная не схлопнется от того, что ваш собеседник подождет, к примеру, 30 минут.
Если вы тратите много времени на пустые разговоры по телефону, опять же – переходите на переписки. И далее – действуйте, как описано в предыдущих пунктах.
Чтобы понять масштаб ваших “пустых” затрат времени, попробуйте включить таймер. Например: как обычно идете в уборную с телефоном, включите секундомер на компьютере. Звонит подруга? Захотелось зайти во ВКонтакте полистать ленту? То же самое. Засеките время. Вы будете в шоке от того, сколько потрачено ваших ресурсов впустую!

Методы тайм-менеджмента, с которых стоит начинать новичкам

Прежде чем приступим к планированию времени, давайте разберемся с типами и принципами тайм-менеджмента.
Все наши, мои и ваши задачи, делятся на четыре типа:
Не срочные и не важные.
Не срочные, но важные.
Срочные и важные.
Срочные и не важные.
Насколько нам известно, идея подобной градации принадлежит 34-му президенту США Дуайту Эйзенхауэру. Такая матрица помогает расставлять приоритеты просто, быстро и максимально эффективно.
Вот так это выглядит:



Квадрат Эйзенхауэра

Прямо сейчас возьмите блокнот и ручку и “раскидайте” свои задачи по мере важности. Особенно при планировании рабочего дня, такой метод сразу поможет вам увидеть, какие дела действительно стоят вашего внимания и времени, а какие можно вычеркнуть или делегировать тому, кому они интересны. Использовать матрицу Эйзенхауэра можно в ЛЮБОЙ деятельности, даже если вы домохозяйка или первоклашка.
Когда определитесь со срочностью, можете начинать перебирать методы тайм-менеджмента. Кому-то подходят одни, кому-то другие. Вот несколько самых простых и доступных, для новичков в самый раз:
Календарь, будильник в смартфоне – посидите пару часов, как получится распланируйте свое время на несколько дней вперед. Поставьте напоминалки. Так вы уже точно ничего не забудете, даже подсознательно запомните часть задач и сможете примерно понять, сколько времени нужно на выполнение той или иной задачи.
Например, если говорить о тайм-менеджменте для женщин: внесите в календарь все секции ребенка, на которые вам нужно его отвести. Поставьте напоминание: за два часа и час до начала занятий, так же до их окончания. Это поможет вам не только не забыть о секциях, но и заранее собраться, чтобы потом не бегать по квартире в поисках какой-нибудь мелкой, но важной вещи. То же самое работает и с личными тренировками, обучением, саморазвитием и т.д.
Или. Представьте ситуацию: вас попросили выполнить важную задачу, например, встретить родственников в аэропорту. Вы кивнули головой и забыли. Естественно, вам будут долго припоминать такую забывчивость. Чтобы этого не случилось, также, СРАЗУ, как только получили задачу, внесите ее в календарь и поставьте уведомление за определенное время.
Ежедневник. Да, самый простой блокнот или планер с датами. Можно писать задачи и планировать время, записывая всё от руки. Но здесь важный момент – вам нужно ввести это в привычку.
Программа-планер. Подобных приложений великое множество. Это может быть Todobit, TickTick, Any.do и прочие.
Таймер “Помидорка” – их существует много. Можно установить расширение в браузере, скачать программу на телефон. Для борьбы с прокрастинацией, это один из лучших способов!

Продвинутые методы тайм-менеджмента

Теперь, когда вы знаете о тайм-менеджменте гораздо больше, чем несколько минут назад, давайте разберем несколько более, не то чтобы сложных, но “прокачанных” способов.

“Свежий или жареный”

В первую очередь, хотим поделиться с вами отличным принципом time-менеджмента, который называется “Свежий или жареный”. Суть данного метода состоит в том, что с утра наш мозг работает более продуктивно и “свежо”, а к вечеру он устает и становится “жареным”, поэтому нужно успеть выжать максимум из эффективной части дня. Но и это не все. Важно еще и правильно и с пользой применить время, когда мозг “поджаривается”. Итак, что нужно делать:
Вечером, когда вы уже устали, а мозг «жареный», выделите 15 минут и составьте список дел на завтра.
На первую половину дня планируйте самые трудные и «нелюбимые» дела, чтобы выполнить их в период наличия сил.
На вторую половину планируйте менее важные и «любимые» дела, чтобы наиболее продуктивно использовать период «поджаренности».
В конце дня снова сформируйте перечень дел на завтра.
Данный способ – отличный вариант для вас, если вы только познакомились с тайм-менеджментом и хотите понять, как правильно планировать свой день. По мере “прокачки” или даже сразу, можете использовать более сложные и продвинутые методы, о которых мы расскажем далее.

Метод девяти дел

Данный принцип основывается также на иерархии задач, которые нужно выполнить, поэтому распределить по важности их нужно в любом случае. Суть метода в том, что в течение дня, вам нужно выполнить:
Одну крупную задачу.
Три задачи поменьше.
Пять мелких дел.
Итого девять. Например, это может выглядеть так:
Сделать ревизию на складе.
Подготовить отчет за месяц, отправить акты сверки поставщикам, полить офисные цветы.
Купить домой продукты, зайти на почту за посылкой, записаться к стоматологу, позвонить маме, забрать ребенка из садика.
Таким образом, у вас под контролем будут и рабочие, и домашние задачи.
Одна из вариаций этого метода – “Принцип трех дел”, авторства Криса Бейли. Этот способ пригодится тем, кто с головой ныряет в рутину и бытовые задачи, из-за чего не может достигнуть какой-то крупной цели. Суть принципа в том, что вам необходимо завершать каждый день три дела, которые приближают вас к достижению глобальных запросов. К примеру, это может выглядеть так: час в день вы тратите только на онлайн-обучение, поиск заказов и отработку навыков, если ваша цель стать востребованным SMM-щиком.

Метод “Хронометраж”

Идея этого метода родилась в голове Глеба Архангельского – экономиста и автора книг, по планированию времени. По его мнению, для грамотного распоряжения своим временем, важно понять, где оно расходуется с пользой и эффективно, а где, соответственно, нет. Г. Архангельский, предлагает такой вариант, состоящий их трех этапов:
Фиксация. В течение нескольких недель, необходимо раз в 1-2 часа фиксировать завершенные задачи и время, потраченное на них. Задачу, на выполнение которой уходит 1-2 минуты, записывать не стоит, не нужно доводить до фанатизма. Ваша цель на данном этапе – наблюдение за собой как бы со стороны.
Отделение важного от неважного. По прошествии 2-3 недель, о которых сказано выше, следует в том же блокноте отметить – когда время потрачено на пользу, когда на завершение задачи можно было бы потратить меньше времени и когда время вообще потрачено впустую.
Планирование. Собрав статистику, описанную в первых двух пунктах, вы сможете едва ли не до минуты распланировать свое время и распорядок дня с максимальной эффективностью.
Важно! Не игнорируйте свое эмоциональное состояние. Бывают моменты, когда энергия так и прет, а иногда наоборот – вы чувствуете, что силы на исходе, голова не работает, мозг “поджарен”. Если вы уже с утра чувствуете усталость, займитесь какими-то простыми делами. Разберите бумаги, заполните квитанции, оплатите комуслуги – то есть, делайте что-то размеренно и без спешки. Если же наоборот, даже под вечер у вас энергия бьет фонтаном и вы готовы творить – направьте силы на решение соответствующих задач.

Как еще можно использовать свое время с пользой

Есть в тайм-менеджменте такое понятие, как лягушка. Это самое нелюбимое, противное и, как назло – самое важное дело, которое обязательно должно быть завершено и причем, как можно быстрее. Такие задачи частенько откладываются до последнего, пока не начнется так называемый “пожар” – когда все сроки уже сгорели и медлить больше нельзя и задача превращается из важной, но несрочной в важную и срочную. Вот и получается, что дедлайны заставляют вас, что называется “съесть лягушку” – то есть, выполнить задачу через силу.
Брайан Трейси предложил такую идею – самые неприятные и нудные задачи завершать в первую очередь. Как говорится – отстрелялся и свободен. Кроме того, психологический комфорт, от того, что дело сделано, позволит более эффективно делать другие дела.
Если же у вас совсем нет ни сил, ни желания, ни лишнего времени на выполнение каких-то важных, но таких неприятных для вас задач – делегируйте!