Как перестать заниматься ерундой и сосредоточиться на главном

Вам поможет матрица влияния и усилий.

Что такое матрица влияния и усилий

Матрица влияния и усилий — это инструмент для сортировки задач по приоритету. Суть в том, что вы сравниваете и оцениваете их по двум критериям:
Влияние. Под ним понимается польза, которую принесёт выполнение задачи, а также её ценность и значимость для достижения ваших целей.

Усилия. К ним относятся трудозатраты, время, деньги и другие ресурсы, необходимые для выполнения задачи.

То есть матрица помогает проанализировать соотношение потенциальной выгоды и вероятных затрат, соответствие важности результата и сложности выполнения каждой задачи. И таким образом понять, за что браться прежде всего, а от чего в принципе отказаться.
Этот инструмент можно спутать с матрицей Эйзенхауэра. Однако последняя предлагает делить задачи по срочности и важности. Она отвечает на вопрос: «Что следует сделать прямо сейчас?» Матрица влияния и усилий же распределяет задачи по ценности и трудоёмкости. Она отвечает на вопрос: «Куда следует направить ресурсы для максимальной отдачи?»

Как выглядит инструмент

Матрица состоит из квадрантов, расположенных по двум осям: влияние и усилия. Перед тем как поместить задачу в подходящий сегмент, вы задаёте себе вопросы: «Каким влиянием обладает задача?» и «Сколько усилий потребуется приложить?». Ответы помогают распределить всё по группам и решить, что делать с каждой.

Матрица влияния и усилий. Иллюстрация: Лайфхакер

1. Быстрые результаты: сильное влияние, минимум усилий

В эту категорию входит всё, что даёт наибольшую выгоду при наименьших вложениях. Такие значительные, но при этом лёгкие задачи попадаются редко и сразу становятся приоритетными. Их стоит выполнять в первую очередь.

К подобным задачам можно отнести, например, запись на приём к врачу, когда телефонный звонок позволит предотвратить серьёзные проблемы со здоровьем. Или добавление кнопки на сайт, которое займёт час работы и значительно улучшит пользовательский опыт.

2. Главные проекты: сильное влияние, максимум усилий

Сюда попадают крупные, стратегически важные задачи, которые требуют серьёзной работы и значительного объёма ресурсов. В списке приоритетов они стоят после задач из первой группы. Главные проекты надо тщательно планировать, иногда их также полезно разбивать на небольшие этапы.

Примеры таких задач — редизайн сайта, запуск рекламной кампании, получение водительских прав, ремонт в квартире.

3. Рутина: слабое влияние, минимум усилий

Задачи из этой категории не дают заметного результата, зато их легко выполнять. И хотя они не являются приоритетными, в списках рабочих и личных дел их изрядное количество. Заниматься ими можно в свободное время по остаточному принципу. Главное — держать их под контролем и не тратить слишком много усилий, чтобы они не отнимали ресурсы для более серьёзной работы.

Один из способов контролировать рутинные задачи — объединять их и ограничивать по времени. Например, выделять час в день на мелкие дела (разобрать входящие письма, помыть посуду, сложить вещи в шкафу) или пару дней в месяц на более крупные (обновить рабочие инструкции, составить график дежурств, проверить срок годности лекарств в аптечке).

4. Неблагодарный труд: слабое влияние, максимум усилий

Задачи из этого квадранта — дементоры, которые питаются вашими ресурсами. Они отнимают много сил, но почти не приносят пользы. Таких стоит избегать или по крайней мере минимизировать их количество. Без сожаления вычёркивать пункты из списка дел — важное правило применения матрицы. Если полностью отказаться от какой-то задачи нельзя, следует подумать, как её упростить или автоматизировать.

Крупный проект, который даёт более скромный результат, чем вы рассчитывали, или временная работа, которая затягивается дольше, чем вы предполагали, — всё это замаскированный неблагодарный труд. Наглядные примеры — ненужное совещание, которое спокойно можно заменить почтовой рассылкой. Или создание цифрового фотоархива, куда вы, скорее всего, заглянете пару раз, потратив уйму времени на сканирование старых снимков.

Как пользоваться матрицей влияния и усилий

Продуктивное использование матрицы во многом зависит от точного определения ценности и трудозатрат для каждой задачи. Поэтому при составлении следует учитывать несколько важных моментов.

Точность оценки

Оценка может быть качественной: высокая, средняя, низкая степень влияния и усилий. Или количественной — по шкале от 1 до 10 баллов. Принципиальное значение здесь имеет реалистичность. Это значит, что не стоит переоценивать пользу и недооценивать трудозатраты.

Никто не застрахован от когнитивных искажений. Эффект якоря, эффект новизны или эффект Даннинга — Крюгера могут негативно влиять на процесс принятия решений. К тому же нам может быть трудно оценивать задачи, в которых у нас мало опыта, и мы можем неосознанно завышать объём усилий для дел, которыми просто не хочется заниматься.

Поэтому старайтесь по возможности опираться на объективные данные, а не на субъективные ощущения. При необходимости советуйтесь с теми, кто способен дать более взвешенную оценку.

Соответствие целям

Сортировка задач всего по четырём блокам может показаться несколько упрощённой, а влияние — слишком расплывчатым и общим понятием. Поэтому, если у вас есть определённый набор целей, лучше руководствоваться ими.

Например, вы стремитесь к тому, чтобы сократить расходы, погасить крупный кредит и создать подушку безопасности. Или вам надо повысить уровень удовлетворённости клиентов, сократить время ответа и ускорить работу с заявками. Тогда вы оцениваете задачи по тому, как они повлияют на каждую из трёх целей.
Если одна из целей важнее других, можно использовать коэффициенты, чтобы придать ей больше веса. Допустим, для вас более существенным будет погасить кредит или сократить время ответа клиентам. В таком случае задачи, которые работают на их достижение, будут иметь вдвое больше влияния.

Широта мышления

С вашей точки зрения задача может казаться не такой уж «влиятельной», но попробуйте поместить её в более широкий контекст. Подумайте о том, как она может быть связана с остальными и для кого может иметь большое значение. Только не позволяйте другим навязывать вам своё мнение, иначе рискуете потратить ресурсы на чужие запросы в ущерб собственным интересам.

Актуальность

Регулярно пересматривайте свою матрицу, чтобы убедиться, что всё расставлено точно в соответствии с изменившимися приоритетами и обстоятельствами. Задачи вполне могут перемещаться по матрице в процессе выполнения.

Например, если рутинная задача начинает отнимать больше усилий, чем планировалось, или главный проект не приносит ожидаемого результата, это может стать неблагодарным трудом. Поэтому, возможно, надо будет пересмотреть стратегию, ограничить работу над какими-то задачами или вообще от них отказаться, даже если вы уже начали. Не бойтесь этого делать, не попадайте в ловушку невозвратных затрат.

Способы решения задач

Посмотрите на свой список задач и подумайте, какую из них вы на самом деле можете выполнить проще и быстрее. Если у вас получится упростить работу над задачами из категории «Неблагодарный труд» или придать им ценность, они могут стать достойными кандидатами для перехода в «Рутину». Точно так же главный проект, для которого нашлось более простое решение, может переместиться в квадрант «Быстрые результаты».

Дополнительные инструменты

Матрица влияния и усилий не учитывает некоторые важные факторы, например риски или срочность, поэтому её лучше использовать в паре с другими методами. Та же матрица Эйзенхауэра, например, помогает уточнить приоритеты и расставить задачи по степени важности и срочности внутри отдельного квадранта.

Почему стоит попробовать

Прежде всего матрица влияния и усилий помогает избежать бесполезных действий и пустой траты времени. При этом подходит для сортировки как профессиональных, так и личных задач. Кроме того, матрицу можно использовать в разных масштабах: для ежедневного планирования, еженедельных обзоров или долгосрочного управления проектами.

Если у вас слишком длинный список дел или вы усердно работаете, но не видите значительных результатов, этот инструмент поможет определить, на чём лучше сосредоточиться для получения максимальной отдачи.