Ликбез: что такое дебиторская задолженность и как её можно списать

Деньги, которые никак не выбить из должника, нужно учесть на счетах правильно.

Что такое дебиторская задолженность и чем она отличается от кредиторской

Дебиторская задолженность — это деньги, которые обязаны выплатить, но не выплатили компании юридические и физические лица, с которыми она взаимодействует. Сумма образуется, когда одна сторона выполнила свои обязательства по договору, а вторая — нет.
Например, у фирмы заключён с кафе договор на поставку пластиковых стаканчиков. Она отгрузила товар, но оплату ещё не получила. Деньги, которые компании положены за посуду, образуют дебиторскую задолженность. А для кафе она уже кредиторская: это оно должно денег. Бывает и наоборот: учреждение внесло полную предоплату, но заказ пока не получило. Тогда это у него возникает дебиторская задолженность по отношению ко второму участнику сделки.
Вообще, это — неразрывная пара. Если у одного контрагента возникает дебиторская задолженность, то у второго она кредиторская.
Такого не произойдёт, если сразу обменивать товар на деньги. Однако, если речь не о покупке хлеба в офлайн‑магазине, организовать это не всегда просто, особенно в бизнесе. В итоге даже классическая схема «Утром деньги — вечером стулья» — хороший пример образования дебиторской задолженности.

Какой бывает дебиторская задолженность

По срокам погашения

Она может быть краткосрочной и долгосрочной. В первом случае её погашение ожидается в течение года с момента заключения договора, во втором — более чем через 12 месяцев.

По состоянию

Бывает нормальной и просроченной. В первом случае оба участника сделки исполняют обязательства в условленный период, во втором — кто‑то не соблюдает договорённости. Например, компания отгрузила стаканчики в кафе. По бумагам оно должно оплатить товар в течение месяца с даты доставки. Первые 30 дней задолженность будет считаться нормальной — всё в рамках договора. Спустя месяц — станет просроченной.

По вероятности погашения

Бывает сомнительной и безнадёжной. Первой считается задолженность, которая не погашена или с высокой степенью вероятности не будет погашена в срок, указанный в договоре. При этом она не обеспечена никакими гарантиями в виде, например, залога или поручительства. Безнадёжная — та, по которой деньги определённо не вернут. Например, если должник — банкрот или истёк срок исковой давности, в течение которого можно предъявить к нему претензии.

По основаниям возникновения

Выделяются несколько групп дебиторов, то есть должников. Учёт задолженности для них ведётся на разных учётных счетах. Это:
Поставщики и подрядчики — счёт 60. Они должны денег за отгруженные товары или оказанные услуги компании.
Покупатели и заказчики — счёт 62. Компания заплатила, а они ещё не предоставили товары и услуги.
Налоговая — счёт 68. У компании есть переплата по налогам и сборам или право на вычет.
Пенсионный фонд, а также фонды обязательного медицинского и социального страхования — счёт 69. Например, когда компания сделала выплату работнику из собственных средств и ждёт возмещения.
Персонал по оплате труда — счета 70 и 73. Здесь две составляющих долга. Первая, счёт 70, — оплата труда. Задолженность возникает, если, например, работнику дали аванс за ещё не сделанную работу. Счёт 73 же касается остальных выплат. Например, если компания предоставляет сотруднику заём.
Подотчётные лица — счёт 71. Это касается работников, которые получают деньги на что‑то, а потом отчитываются об этом. Допустим, завхоз взял 2 000 рублей на покупку швабр, возникла дебиторская задолженность. Принёс инвентарь, чеки и сдачу — она погашена.
Учредители — счёт 75. Они становятся дебиторами, если обещали внести вклад в уставной капитал, но этого не сделали.
Разные дебиторы — счёт 76. Сюда попадают все остальные.

Как управлять дебиторской задолженностью

Стоит проследить за несколькими этапами.

Проводить инвентаризацию дебиторской задолженности и её анализ

Инвентаризацией имущества и обязательств необходимо заняться перед составлением годовой бухгалтерской отчётности и в некоторых других случаях вроде смены материально ответственных лиц или стихийного бедствия. Но никто не запрещает делать это чаще. Своевременная инвентаризация напомнит о существующих долгах и поможет выявить тенденцию, почему они, в принципе, образуются.

Установить правила работы с дебиторской задолженностью

Нужно определить, кто и как контролирует выполнение контрагентами обязательств, напоминает о приближении сроков расчёта и так далее.

Определить максимальный размер дебиторской задолженности

Можно установить границу, которую не стоит пересекать, давая контрагентам возможность отсрочки платежей и допуская другие условия для формирования дебиторской задолженности. Тогда её размер не будет критичным и не возникнет ситуации, когда компания выполнила свои обязательства перед всеми, но денег ей не хватает вообще ни на что.

Продумать методы воздействия на дебиторов

Прежде всего речь о штрафах и пенях за просрочку, которые стоит указывать в договорах. Это вряд ли спасёт в случае безнадёжной задолженности. Но будет стимулировать платить вовремя тех, кто собирался это делать, но не сейчас.

Сформировать критерии оценки контрагентов

Например, можно выяснить:
не участвует ли потенциальный контрагент в судебных разбирательствах;
нет ли его в реестре недобросовестных поставщиков;
не находится ли он на какой‑либо стадии банкротства;
не ведётся ли в отношении него исполнительное производство.
Также стоит заранее проверять платёжеспособность контрагентов, чтобы не умножать дебиторскую задолженность.

Как взыскать дебиторскую задолженность

Есть несколько способов получить сумму долга вместе с неустойкой. При этом пени можно начислить, даже если санкций нет в договоре, — в размере ключевой ставки Центробанка.

Внесудебный способ взыскания

Консенсус достигается переговорами. Контрагенты могут придумать новые условия погашения долга. Например, перенести срок расчётов или сойтись на том, что вместо денег дебитор рассчитается услугами или товаром.

Досудебный способ взыскания

В адрес дебитора направляется письменная претензия с требованием вернуть долг. Можно отправить её ценным письмом с описью вложения, чтобы у вас было подтверждение, что вы опробовали этот способ. Оно может пригодиться в будущем. Но имейте в виду: иногда в договоре между контрагентами указано, как они шлют друг другу документы. Если такой пункт есть, необходимо его соблюдать.
Если в течение 30 дней с момента отправления дебитор не отреагировал, можно идти в суд.

Судебный способ взыскания

Обращаться нужно в арбитражный суд, предоставив одну из этих бумаг:
Заявление о выдаче судебного приказа. Его можно предпочесть, если сумма требований не превышает 500 тысяч рублей. Этим путём вопрос обычно решается быстрее, и необязательно заранее направлять досудебную претензию.
Исковое заявление. К нему уже нужно приложить досудебную претензию и ответ на неё, если есть.
В обоих случаях понадобятся бумаги, которые подтверждают долг. Если суд встанет на вашу сторону, то, когда пройдёт срок апелляции, выдаст исполнительный лист. С ним необходимо обратиться к судебным приставам или непосредственно в банк, где открыт счёт у дебитора.
Срок исковой давности для подобных дел — три года. Он считается с последнего дня, когда деньги можно было отдать в рамках договора. Если в бумагах такой даты нет — с момента направления требования погасить долг.
Если срок исковой давности приостанавливался, он может растянуться до 10 лет. Такое бывает, если, например, кредитору помешало обратиться в суд обстоятельство непреодолимой силы (землетрясение, война и тому подобное).
Когда срок исковой давности истекает, задолженность остаётся только списать.

Как списать дебиторскую задолженность

Начать следует с инвентаризации долга, по результатам которой заполняется форма ИНВ‑17. Этот акт, а также бухгалтерская справка с указанием суммы и объяснением, почему взыскать её нет возможности, требуются, чтобы на их основании руководитель выпустил приказ о списании задолженности.
Важно при этом собрать пакет документов, подтверждающих безнадёжность долга. Это может быть выписка из реестра юридических лиц о ликвидации компании-дебитора или постановление судебного пристава о том, что получить деньги не выйдет. Так тщательно готовить бумаги нужно для налоговой, сотрудники которой будут проверять списанные суммы.
При этом хранить документы, подтверждающие факт списания задолженности, надо не менее пяти лет. В течение этого времени необходимо учитывать неактуальный долг на счету 007 «Списанная в убыток задолженность неплатёжеспособных дебиторов».